Configurer votre assistant vocal
Votre espace comporte un assistant, celui qui répond sur votre numéro. Il n'y a aucune consigne à rédiger : son comportement se règle depuis la page Paramètres, et se nourrit de ce que vous renseignez dans vos autres pages.
La voix
Depuis la page Paramètres, section Voix du standard IA, vous choisissez la voix parmi un catalogue de voix naturelles. Cliquez sur l'aperçu pour écouter un extrait avant de retenir celle qui correspond le mieux à l'image de votre établissement. Le changement s'applique dès l'appel suivant.
L'identité annoncée
Le nom de votre entreprise et le libellé d'activité sont annoncés dans le message d'accueil et donnent le ton de la conversation. Écrivez-les comme vous les prononcez au téléphone. La langue du standard fixe la langue de l'accueil, l'assistant s'adaptant ensuite à la langue de l'appelant.
Le secteur d'activité
Le secteur choisi à l'inscription ajoute les usages propres à votre métier et détermine les fonctions disponibles, par exemple la réservation de chambres en hôtellerie ou la recherche de biens en agence immobilière. Il se verrouille après le premier choix. Contactez le support si vous devez le modifier.
Ce que l'assistant a le droit de faire
Deux réglages définissent son périmètre :
- la prise de rendez-vous, qui lui permet de proposer des créneaux réels et de les poser dans l'agenda de vos collaborateurs ;
- la mise en relation, qui l'autorise à faire sonner le téléphone d'un collaborateur pendant l'appel.
Vos jours ouvrables, vos horaires de réception et vos périodes exclues encadrent ces deux fonctions. En dehors de ces plages, et pendant la pause méridienne, l'assistant reste en ligne, répond ce qu'il sait, puis propose un message ou un rendez-vous.
Ce qui fait la qualité de ses réponses
Le contenu des réponses vient de trois endroits :
- la base de connaissance, pour les questions récurrentes de vos clients ;
- les fiches collaborateurs et services, pour savoir qui fait quoi et vers qui orienter ;
- vos paramètres, pour les horaires, le lieu et la durée des rendez-vous.
Plus ces trois pages sont précises, plus l'assistant est fidèle à votre façon de travailler.
Tester puis affiner
Après chaque modification, appelez votre numéro depuis un autre téléphone pour valider le rendu. Relisez ensuite le résumé dans la page Appels et corrigez la page concernée selon ce que vous avez entendu. La configuration se peaufine par itérations successives, sur quelques jours.