Ihren Sprachassistenten einrichten
Ihr Bereich verfügt über einen Assistenten, denjenigen, der unter Ihrer Nummer antwortet. Es sind keine Anweisungen zu schreiben: Sein Verhalten wird auf der Seite Einstellungen festgelegt und speist sich aus dem, was Sie auf Ihren übrigen Seiten hinterlegen.
Die Stimme
Auf der Seite Einstellungen, im Bereich Stimme der KI-Telefonzentrale, wählen Sie eine Stimme aus einem Katalog natürlicher Stimmen. Klicken Sie auf die Vorschau, um eine Hörprobe abzuspielen, bevor Sie die Stimme wählen, die am besten zum Bild Ihres Hauses passt. Die Änderung gilt ab dem nächsten Anruf.
Die angekündigte Identität
Ihr Firmenname und Ihre Tätigkeitsbezeichnung werden in der Begrüßung genannt und geben den Ton des Gesprächs vor. Schreiben Sie beides so, wie Sie es am Telefon aussprechen. Die Sprache der Telefonzentrale legt die Sprache der Begrüßung fest, danach passt sich der Assistent an die Sprache des Anrufers an.
Die Branche
Die bei der Anmeldung gewählte Branche ergänzt die für Ihr Gewerbe typischen Gepflogenheiten und bestimmt die verfügbaren Funktionen, zum Beispiel die Zimmerbuchung in der Hotellerie oder die Objektsuche in der Immobilienagentur. Sie wird nach der ersten Wahl gesperrt. Wenden Sie sich an den Support, wenn Sie sie ändern müssen.
Was der Assistent tun darf
Zwei Einstellungen bestimmen seinen Umfang:
- die Terminbuchung, mit der er echte Zeitfenster anbieten und sie in die Kalender Ihrer Mitarbeiter eintragen kann;
- die Anrufweiterleitung, die es ihm erlaubt, während eines Gesprächs das Telefon eines Mitarbeiters klingeln zu lassen.
Ihre Arbeitstage, Ihre Geschäftszeiten und Ihre ausgeschlossenen Zeiträume begrenzen beide Funktionen. Außerhalb dieser Zeiten und während der Mittagspause bleibt der Assistent in der Leitung, beantwortet, was er weiß, und bietet dann eine Nachricht oder einen Termin an.
Was die Qualität seiner Antworten ausmacht
Der Inhalt seiner Antworten stammt aus drei Quellen:
- der Wissensdatenbank für die wiederkehrenden Fragen Ihrer Kunden;
- den Mitarbeiter- und Serviceeinträgen, damit er weiß, wer was macht und wohin er weiterleiten soll;
- Ihren Einstellungen für Zeiten, Ort und Dauer der Termine.
Je genauer diese drei Seiten sind, desto treuer bildet der Assistent Ihre Arbeitsweise ab.
Testen und nachjustieren
Rufen Sie nach jeder Änderung Ihre Nummer von einem anderen Telefon aus an, um das Ergebnis zu prüfen. Lesen Sie anschließend die Zusammenfassung auf der Seite Anrufe und korrigieren Sie die betreffende Seite entsprechend dem, was Sie gehört haben. Die Konfiguration wird Schritt für Schritt über einige Tage verfeinert.