Die Wissensdatenbank füllen

Die Wissensdatenbank ist das Herzstück der Leistung Ihres Assistenten. Sie ermöglicht es ihm, mit Ihren eigenen Worten die Fragen Ihrer Anrufer zu beantworten. Eine reiche, gut verfasste Datenbank macht den ganzen Unterschied zwischen einer bloßen Zentrale und einem echten Gesprächspartner.

Die Rolle der Wissensdatenbank

Sie bündelt die für Ihren Betrieb spezifischen Informationen, die der Assistent während eines Anrufs nutzen kann: Öffnungszeiten, Adresse, Zugangsmodalitäten, besondere Regelungen, Antworten auf häufige Fragen Ihrer Kunden.

Inhalt hinzufügen

Fügen Sie auf der Seite Wissensdatenbank Ihre Informationen als kurze Karten hinzu. Das Prinzip ist einfach: Eine Karte behandelt ein einziges Thema. Verfassen Sie klare, sachliche Antworten, als würden Sie selbst am Telefon antworten.

Ihre Karten so verfassen, dass sie perfekt verstanden werden

Ihr Assistent liest Ihre Karten laut vor. Die Art, sie zu schreiben, beeinflusst unmittelbar seine Aussprache. Einige einfache Grundsätze lassen Ihre Antworten natürlich klingen.

Schreiben Sie alles aus. Ihr Assistent spricht am besten aus, was buchstäblich geschrieben ist. Bevorzugen Sie die volle Wortform statt Symbolen und Abkürzungen:

• schreiben Sie Beträge aus, zum Beispiel "vierzig Euro pro Nacht" statt des Währungssymbols;
• schreiben Sie Uhrzeiten aus, zum Beispiel "von neun bis achtzehn Uhr" statt einer verkürzten Form;
• schreiben Sie Einheiten und geläufige Wörter vollständig, zum Beispiel "Quadratmeter", "Prozent", "Nummer", "Herr", "Frau";
• vermeiden Sie interne Kürzel und Codes, die nur Ihr Personal versteht, oder erläutern Sie sie mindestens einmal.

Ein Gedanke pro Satz, eine Antwort pro Karte. Kurze Sätze und eine Karte pro Thema helfen dem Assistenten, die richtige Information zu finden und ohne Zögern wiederzugeben.

Schreiben Sie, wie Sie sprechen. Formulieren Sie die Karte wie die Antwort, die Sie mündlich geben würden. Zur Frage nach der Annahme von Tieren sagt eine gute Karte zum Beispiel schlicht: "Haustiere sind willkommen, ohne Aufpreis."

Bleiben Sie sachlich und aktuell. Geben Sie nur zutreffende Informationen an. Eine veraltete Angabe würde unverändert weitergegeben: Aktualisieren Sie Ihre Karten, sobald sich etwas ändert.

Wie der Assistent sie nutzt

Wenn ein Anrufer eine Frage stellt, sucht der Assistent die passendste Karte und stützt sich darauf für die Antwort. Eine gut strukturierte Datenbank, mit einem Thema pro Karte und einer buchstäblichen Schreibweise, verbessert Qualität und Präzision der Antworten deutlich.

Aktuell halten

Bearbeiten oder entfernen Sie eine Karte, sobald sich etwas ändert. Eine gepflegte, aktuelle Datenbank ist die beste Investition für einen leistungsstarken Assistenten.